|
- Definities van een batch
|
|
Een batch speelt een grote rol binnen de financiële administratie in Fortuna®. Alle grootboekmutaties worden via een batch ingevoerd en verwerkt. In sommige gevallen gaat dit geheel automatisch (bijvoorbeeld Verkoopfacturen). In de meeste andere gevallen moet u zelf een batch kiezen/aanmaken om op te boeken. Al deze batches zijn terug te vinden in het systeem. Ook kunt u bij elke mutatie zien in welke batch deze geboekt is.
|
|
Een batch is een verzameling van boekstukken die in een zelfde periode vallen. Een batch kent gebruiker(s), alleen deze gebruiker(s) mogen in die batch boeken. Elke batch kunt u zelf een omschrijving geven.
Deze omschrijving wordt veelal gebruikt om een betekenis te geven aan een batch. Vaak is hier ook een werkwijze aan gekoppeld.
|
|
|
Sommige kantoren kiezen ervoor om elke dag de boekstukken (inkoopfacturen, Bankafschriften) in te voeren, daarna te controleren en vervolgens meteen te verwerken. In dat geval kan er voor gekozen worden om een batch aan te maken voor de actuele periode met de naam “Mutaties van <datum>”, zie onderstaande figuur.
Andere kantoren kiezen ervoor om per dagboek, per periode een batch aan te maken. Zodoende wordt er per dagboek een batch aangemaakt. Deze batch kan men dan hetzij tussentijds verwerken hetzij aan het einde van de maand doorverwerken. U bepaalt dit geheel zelf.
U kunt een onbeperkt aantal batches binnen uw administratie aanmaken. Hoe u met de batches om wilt gaan bepaalt u zelf. U kunt zelfs per boekstuk een aparte batch aanmaken.
|
|
- Aanmaken van batches
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hier kunt u batches die op uw naam staan beheren. U kunt hier batches aanmaken ,wijzigen, verwijderen en doorverwerken.
De menuopties komen hieronder ter sprake.
Middels de optie [Nieuw] kunt u hier een nieuwe batch aanmaken.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hier kunt u alle batches terug vinden die in het betreffende boekjaar zijn aangemaakt. U kunt hier de batches van alle gebruikers terugvinden.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bovendien vindt u hier de systeembatches. Een systeembatch verzamelt de mutaties van automatisch gegenereerde boekingen, zoals Verkoopfacturen, afboekingen bij archiveren en intercompany-boekingen.
Met de optie [Nieuw] kunt u hier een nieuwe batch aanmaken.
|
|
|
|
|
|
|
Hier volgt automatisch een code. Dit is een volgnummer. Dit nummer wordt in elke grootboekmutatie die zich in deze batch bevindt vastgelegd.
|
|
|
|
|
Zodra deze batch geboekt wordt, dan worden al de mutaties (boekingen) van deze batch in deze periode geboekt. In een batch kunnen nooit boekingen zitten die in verschillende periodes geboekt worden.
|
|
|
|
|
Geef hier een duidelijke naam voor de batch, zodat u aan de naam kunt herkennen welke boekingen in deze batch gemaakt zijn.
|
|
|
|
|
Dit is de aanmaakdatum van de batch. Deze datum doet niets met de mutaties.
|
|
|
|
|
Hier wordt standaard de gebruiker ingevuld die de batch aanmaakt. Met de functietoets [F3] kunt u meerdere gebruikers aan deze batch koppelen.
Indien hier geen gebruikers staan, dan betreft het hoogstwaarschijnlijk een systeembatch(facturering/afboeking/derdengeld).
|
|
|
|
|
De kolom V geeft aan of de batch reeds verwerkt/geboekt is.
|
|
|
|
|
De Kolom B geeft aan of de batch geblokkeerd is.
|
|
- Onderhoud van batches
|
|
|
|
|
|
|
|
|
In dit menu kunt u naast het aanmaken van de batches ook de batches onderhouden. U kunt een batch wijzigen, verwijderen en bekijken.
|
|
|
|
|
U kunt hier de naam, datum en gebruiker(s) van de batch wijzigen. Bovendien kunt u bij de onverwerkte batches ook de periode wijzigen.
|
|
|
|
|
Indien er nog geen mutaties in een batch zitten kunt u de batch verwijderen.
|
|
|
|
|
Met deze toets kunt u wisselen tussen het scherm met de onverwerkte batches en de verwerkte batches.
|
|
|
|
|
Hier kunt u de batch Boeken, Alle Batches, Vrijgeven, Terugzetten en blokkeren.
|
|
|
|
|
Met deze functie kunt u de mutaties van geselecteerde batch op het scherm bekijken. Met de diverse opties kunt u per mutatie meer informatie opvragen.
|
|
|
|
|
Hier kunt u het aangeven of u bij het starten van het programma Batchverwerking de verwerkte of de onverwerkte batches te zien krijgt. Met [F11] kunt u daarna wisselen. Standaard staat deze functie op “Onverwerkt”.
|
|
|
|
|
U kunt hier de mutaties van de geselecteerde batch printen (mutatieverslag).
|
|
- Boeken van batches
|
|
|
|
|
Alle mutaties worden in de geselecteerde batch doorverwerkt en krijgen de periode van de batch als boekingsperiode. Om de batch te kunnen boeken dient u in de juiste administratie in te loggen. De mutaties zijn hierna niet te wijzigen.
|
|
|
|
|
Alle mutaties uit alle batches van de actuele periode worden doorverwerkt.
|
|
|
|
|
De batch en de mutaties van de batch worden teruggezet en krijgen de status onverwerkt. De mutaties zijn nu weer benaderbaar.
|
|
|
|
|
De batch is weer beschikbaar om in te boeken. De mutaties die reeds verwerkt zijn blijven verwerkt.
|
|
|
|
|
In deze batch kan niet meer geboekt worden.
|
