- Invoeren mutaties

Menu         Financieel – Invoeren mutaties –Invoeren mutaties

Via de optie [Invoeren] kunt u mutaties in uw dagboeken invoeren, denk hierbij aan inkoopnota’s, bankafschriften, memoriaalboekingen etc. Via de optie [Invoeren] komt u in het beginscherm voor het invoeren van mutaties terecht. Welke stappen u vervolgens dient te nemen zullen wij u in een aantal voorbeelden uitleggen.

Hierna volgt een aantal voorbeelden van veelvoorkomende boekingen. Een inkoopfactuur voor algemene kosten, een inkoopfactuur dossier gerelateerd maar niet gekoppeld, een inkoopfactuur dossier gerelateerd met een koppeling naar een reeds geboekt verschot en een bankafschrift.

- Een inkoopfactuur voor algemene kosten

U kiest voor invoeren en komt in onderstaand scherm terecht.

Fortuna® vraagt u in welke batch u wilt gaan boeken, [F3] toont opties.

Indien u nog geen batch heeft aangemaakt, kunt u deze ook direct aanmaken via [F9].

(Wordt een batch niet getoond dan kunt u via [Financieel] [Invoeren mutaties] [Alle batches] controleren of u wel als gebruiker van de batch bent genoteerd).

Vervolgens kiest u het dagboek waarin u wilt gaan boeken.

U wilt een inkoopfactuur voor kantoorkosten gaan boeken en u kiest nu voor de optie [Nieuw].

U krijgt nu het volgende invulscherm te zien.

Crediteur

Vul hier uw crediteur in ([F3] toont opties), indien deze nog niet binnen Fortuna® bekend is kunt u deze met de optie [F9] direct aanmaken.

Klantnummer

Indien u een klantnummer bij deze crediteur heeft kunt u dat hier invullen.

Girorekening / Bankrekening

Deze staan op de crediteurenkaart geregistreerd en worden door Fortuna® zelf ingevuld.

factnr. Cred

Het factuurnummer.

Factuurdatum

De datum van de factuur.

Vervaldatum

De vervaldatum van de factuur (o.a. t.b.v. de betaaladvieslijst).

Factuurbedrag

Vul hier het (totale) factuurbedrag in.

BTW-code

De BTW-code ([F3] toont opties).

BTW-bedrag

Fortuna® zal dit op basis van uw keuze bij BTW-Code zelf invullen, u kunt hier echter van af wijken, bijvoorbeeld in het geval van een factuur met meerdere BTW-coderingen (griffierecht en procureurskosten).

Betalingskenmerk

Indien u bij betaling een kenmerk moet vermelden dan vult u dat hier in.

Automatisch incasso

U zet hier een vinkje als het een automatisch incasso betreft (deze factuur komt niet op de betaaladvieslijst).

Wijzigen telebankgegevens

U zet hier een vinkje als u de standaard telebankgegevens van deze crediteur eenmalig wilt wijzigen.

Fortuna® vraagt u vervolgens:

Om verder te gaan met de invoer kiest u voor Ja. U komt nu in onderstaand scherm terecht.

Rekng

U dient nu zelf in te voeren op welke tegenrekening u deze factuur wilt boeken ([F3] toont opties).

Bedrag

Het factuurbedrag exclusief BTW.

D/C

Betreft het een debet of credit boeking.

Kdrgr

Vul hier de kostendrager in (indien van toepassing, vinkje dient aan te staan op grootboekkaart).

Knplts

Vul hier de kostenplaats in (indien van toepassing, vinkje dient aan te staan op grootboekkaart).

Omschrijving

Fortuna® vult hier de omschrijving in die u de vorige keer heeft gekozen, u kunt deze ,indien gewenst, wijzigen, [F3] toont opties van eerder gebruikte omschrijvingen.

Door te kiezen voor Einde invoer maakt u uw boeking definitief. U krijgt nu de volgende vraag:

Indien u kiest voor Ja geeft Fortuna® u het Boekingsstuknummer.

- Een inkoopfactuur met dossier koppeling

In dit voorbeeld heeft u een rekening ontvangen voor griffierecht. U heeft op het dossier het verschot al in rekening gebracht voordat u hiervoor een inkoopfactuur had ontvangen/ingeboekt. Fortuna® biedtu nu de mogelijkheid deze inkoopfactuur te koppelen aan het reeds in rekening gebrachte verschot op het dossier. Op deze manier voorkomt u het dubbel in rekening brengen van, zoals in dit voorbeeld, griffierecht.

U kiest voor invoeren en komt in onderstaand scherm terecht.

Fortuna® vraagt u in welke batch u wilt gaan boeken, [F3] toont opties. Indien u nog geen batch heeft aangemaakt kunt u deze ook direct aanmaken via [F9].

Wordt een batch niet getoond dan kunt u via [Financieel, Invoeren mutaties, Alle batches] controleren of u wel als gebruiker van de batch bent genoteerd

Vervolgens kiest u het dagboek waarin u wilt gaan boeken.

U wilt in dit voorbeeld een inkoopfactuur voor griffierechten gaan boeken en u kiest nu voor de optie [Nieuw]. U krijgt nu het volgende invulscherm te zien.

Crediteur

Vul hier uw crediteur in ([F3] toont opties). Indien deze nog niet binnen Fortuna® bekend is kunt u deze met de optie [F9] direct aanmaken.

Klantnummer

Indien u een klantnummer bij deze crediteur heeft kunt u dat hier invullen.

Girorekening / Bankrekening

Deze staan op de crediteurenkaart geregistreerd en worden door Fortuna® zelf ingevuld.

Factnr. cred

Het factuurnummer.

Factuurdatum

De datum van de factuur.

Vervaldatum

De vervaldatum van de factuur (o.a. t.b.v. de betaaladvies).

Factuurbedrag

Vul hier het (totale) factuurbedrag in.

BTW-code

De BTW-code ([F3] toont opties).

BTW-bedrag

Fortuna® zal dit op basis van uw keuze bij BTW-Code zelf invullen, u kunt hier echter van af wijken, bijvoorbeeld in het geval van een factuur met meerdere BTW-coderingen (griffierecht en procureurskosten).

Betalingskenmerk

Indien u bij betaling een kenmerk moet vermelden dan vult u dat hier in.

Automaische incasso

U zet hier een vinkje als het een automatisch incasso betreft (deze factuur komt niet op de betaaladvieslijst).

Wijzigen telebankgegevens

U zet hier een vinkje als u de standaard telebankgegevens van deze crediteur eenmalig wilt wijzigen.

Fortuna® vraagt u vervolgens:

Om verder te gaan met de invoer kiest u voor Ja. U komt nu in onderstaand scherm terecht.

Rekng

U dient nu zelf in te voeren op welke tegenrekening u deze factuur wilt boeken ([F3] toont opties).

Bedrag

Het factuurbedrag exclusief BTW.

D/C

Betreft het een debet of credit boeking.

Kdrgr

nvt.

Knplts

nvt.

Dossier

Vul hier het dossier in waaraan u dit reeds in rekening gebrachte verschot wenst te koppelen ([F3] toont opties).

Nadat u het dossier gekozen heeft toont Fortuna® de beschikbare verschotten voor koppelen.

U kiest het te koppelen verschot. Fortuna® zal u daarna vragen uw keuze te bevestigen.

Indien u het verschot wilt koppelen antwoord u nu met Ja.

Omschrijving

Fortuna® vult hier de omschrijving in die u de vorige keer heeft gekozen, u kunt deze indien gewenst wijzigen, [F3] toont opties van eerder gebruikte omschrijvingen

Door te kiezen voor Einde invoer maakt u uw boeking definitief. U krijgt nu de volgende vraag:

Indien u kiest voor Ja geeft Fortuna® u het boekingsstuknummer.

- Een inkoopfactuur doorbelasten op een dossier

In dit voorbeeld heeft u wederom een rekening ontvangen voor griffierecht. U heeft deze nog niet op het dossier in rekening gebracht. Fortuna® bied u nu de mogelijkheid deze inkoopfactuur te koppelen aan het dossier. Bij de volgende declaratieronde komt dit verschot mee. U hoeft nu geen aparte verschotregel aan te maken op het dossier.

U kiest voor invoeren en komt in onderstaand scherm terecht.

Fortuna® vraagt u in welke batch u wilt gaan boeken, [F3] toont opties.

Indien u nog geen batch heeft aangemaakt kunt u deze ook direct aanmaken via [F9].

(Wordt een batch niet getoond dan kunt u via financieel, invoeren mutaties, alle batches controleren of u wel als gebruiker van de batch bent genoteerd)

Vervolgens kiest u het dagboek waarin u wilt gaan boeken.

U wilt in dit voorbeeld een inkoopfactuur voor griffierechten gaan boeken. U kiest nu voor de optie [Nieuw].

Crediteur

Vul hier uw crediteur in ([F3] toont opties), indien deze nog niet binnen Fortuna® bekend is kunt u deze met de optie [F9] hier direct aanmaken.

Klantnummer

Indien u een klantnummer bij deze crediteur heeft kunt u dat hier invullen.

Girorekening/Bankrekening

Deze staan op de crediteurenkaart geregistreerd en worden door Fortuna® zelf ingevuld.

Factuurnr. cred

Het factuurnummer.

Factuurdatum

De datum van de factuur.

Vervaldatum

De vervaldatum van de factuur (o.a. t.b.v. de betaaladvieslijst).

Factuurbedrag

Vul hier het (totale) factuurbedrag in.

BTW-code

De BTW-code ([F3] toont opties).

BTW-bedrag

Fortuna® zal dit op basis van uw keuze bij BTW-Code zelf invullen, u kunt hier echter van af wijken, bijvoorbeeld in het geval van een factuur met meerdere BTW-coderingen (griffierecht en procureurskosten).

Betalingskenmerk

Indien u bij betaling een kenmerk moet vermelden dan vult u dat hier in.

Automatisch incasso

U zet hier een vinkje als het een automatisch incasso betreft (deze factuur komt niet op de betaaladvieslijst).

Wijzigen telebankgegevens

U zet hier een vinkje als u de standaard telebankgegevens van deze crediteur eenmalig wilt wijzigen.

Fortuna® vraagt u vervolgens:

Om verder te gaan met de invoer kiest u voor Ja. U komt nu in onderstaand scherm terecht.

Rekng

U dient nu zelf in te voeren op welke tegenrekening u deze factuur wilt boeken ([F3] toont opties).

Bedrag

Het factuurbedrag exclusief BTW.

D/C

Betreft het een debet of credit boeking.

Kdrgr

nvt.

Knplts

nvt.

Dossier

Vul hier het dossier in waaraan u dit verschot wenst te koppelen ([F3] toont opties).

Omschrijving

Fortuna® vult hier de omschrijving in die u de vorige keer heeft gekozen, u kunt deze indien gewenst wijzigen, [F3] toont opties van eerder gebruikte omschrijvingen.

Door te kiezen voor [Einde invoer] maakt u uw boeking definitief. U krijgt nu de volgende vraag:

Indien u kiest voor Ja geeft Fortuna® u het boekingsstuknummer.

- Een bankafschrift inboeken

In dit voorbeeld wilt u uw bankafschrift inboeken. Fortuna® zal voor u bijhouden of uw boekingen sluitend zijn. Het verlaten van een (nog) niet sluitend bankafschrift (of ander stuknummer) is standaard niet toegestaan. Wilt u deze mogelijkheid toch hebben dan zult u uw parameterinstelling hiervoor moeten aanpassen.

Fortuna® vraagt u in welke batch u wilt gaan boeken, [F3] toont opties. Indien u nog geen batch heeft aangemaakt kunt u deze ook direct aanmaken via [F9].

Wordt een batch niet getoond dan kunt u via financieel, invoeren mutaties, alle batches controleren of u wel als gebruiker van de batch bent genoteerd.

Vervolgens kiest u het dagboek waarin u wilt gaan boeken.

In dit voorbeeld kiest u voor het dagboek van uw bank, daarna voor de optie [Nieuw].

Stuknr

Uw bankafschriftnummer.

Datum

De datum van uw afschriftnummer.

Beginsaldo

Het beginsaldo van uw bankafschrift.

Eindsaldo

Het eindsaldo. Fortuna® zal nu in de gaten houden of u sluitend heeft geboekt onderin het scherm, verschil.

Zodra u de gegevens in dit scherm heeft bevestigd, kunt u in het volgende scherm kiezen voor de optie [Nieuw] en kunt u met het invoeren beginnen.

Rekng

Het tegenrekeningnummer waarop geboekt moet worden.

Omschrijving

De omschrijving, in geval van een debiteuren betaling verschijnt hier een +.

Bedrag

Het te boeken bedrag.

BTW/Factnr

Vul het btw en/of factuurnr in ([F3] toont opties).

In dit voorbeeld heeft u geld ontvangen van een debiteur, deze betaling kunt u nu direct koppelen met uw declaratie, [F3] toont zoek opties.

Het verlaten van een (nog) niet sluitend bank afschrift (of ander stuknummer) is standaard niet toegestaan. Wilt u deze mogelijkheid toch hebben dan zult u uw parameterinstelling hiervoor moeten aanpassen.

In onderstaand voorbeeld dient u nog een bedrag van Euro 24.943,47 te verantwoorden/boeken op dit bankafschrift

In onderstaand voorbeeld is uw bank afschrift is in zijn geheel geboekt en toont geen verschil in saldo meer.