Menu         Correspondentie - vaste Gegevens - Kantooragenda

Voordat u de Fortuna® agenda kunt gebruiken dient u eerst een aantal vaste gegevens vast te leggen.

Afspraaktypes

Menu         Correspondentie - vaste Gegevens - Kantooragenda - Afspraaktypes

Hier legt u de afspraaktypes vast die u wenst te gaan gebruiken.

U kunt aan een afspraaktype aangeven of er een alarm moet afgaan [Alarm], de afspraak de hele dag duurt [Dag], of dat er een bevestiging naar de genodigde verstuurd moet worden [Bevestiging], en op welke wijze de tijd moet worden weergegeven in Outlook [Outlook]. Tevens sturen diverse kleuren visueel de afspraak [Weergave]. De gemaakte afspraken worden dan weergegeven in de betreffende kleur.

In de agenda wordt een tekst gegenereerd. Welke gegevens u in de Outlook agenda wilt zien bij de afspraak kunt u zelf bepalen door middel van de [Agenda sjabloon]. Bij het opgeven van het sjabloon kunt u d.m.v. [F3] enkele macro’s invoegen (bijv. locatie, genodigden,etc).

Aan een afspraaktype kunt u via de optie [Urenregistratie] [Urenregistratiegegevens koppelen]. Zo kunt u bijvoorbeeld aan het type ‘ziek’ de volgende urenregistratiegegevens koppelen:

Tijdens het vastleggen van de afspraak zal dan tegelijkertijd de tijd op de urenstaat worden geregistreerd.

Objecten

Menu         Correspondentie - vaste Gegevens - Kantooragenda - Objecten

Via de optie [Objecten] kunt u objecten vastleggen die bij de afspraak dient te worden betrokken. Denk hier aan Spreekkamers, Vergaderzalen, beamers, laptops enz. Het aantal is onbeperkt en u bent vrij in het vastleggen van objecten.

Kleuren

Menu         Correspondentie - vaste Gegevens - Kantooragenda - Kleuren

Aan elk afspraaktype kunt u een kleur [Weergave] meegeven. Deze kleuren zijn te onderhouden via de optie [Kleuren]. U kunt uw eigen namen geven aan de kleuren.

Todo status

Menu         Correspondentie - vaste Gegevens - Kantooragenda - Todo status

ToDo (= eng. Te Doen). Hier kunt u diverse statussen vastleggen. Aan een nieuwe taak kunt u een van de todo-statussen koppelen. Enkele voorbeelden van statussen zijn Afgehandeld, Uitgesteld, Onderhanden, Redigeren etc.

Standaard mappen

Menu         Correspondentie - vaste Gegevens - Kantooragenda - Standaard mappen

Indien u binnen Outlook meerdere agenda’s tot uw beschikking heeft zal Fortuna® tijdens het vastleggen van een nieuwe afspraak vragen in welke agenda de afspraak geplaatst moet worden. Indien de afspraken die via Fortuna® worden vastgelegd altijd in dezelfde agenda geplaatst moet worden kunt u dit instellen via de optie [standaardmappen]. Indien u hier kiest voor de optie [Nieuw] krijgt u de mogelijkheid om de gewenste agenda te selecteren. Deze stap zal voor iedere gebruiker afzonderlijk moeten gebeuren.