|
- Archiefbeheer
|
|
|
|
|
|
Het beheren van de gearchiveerde dossiers doet u vanuit het menu [Dossiers] [arChiefbeheer]. U kunt hier gearchiveerde dossiers inzien, heropenen en vernietigde dossiers definitief verwijderen.
|
|
- Archief
|
|
|
|
|
|
In het archief vindt u alle gearchiveerde dossiers gesorteerd op archiefnummer. Via de optie [Zoek] kunt u deze per dossier ook terugvinden op dossiernummer of zaaknaam.
|
|
|
|
U ziet in dit scherm het archiefnummer, het oorspronkelijke dossiernummer, de datum van archivering, de datum van vernietiging, of dat het dossier heropend is, of dat het dossier voor vernietiging in aanmerking komt en uit hoeveel mappen het dossier bestaat. Onderin het scherm ziet u de zaaknaam, de relatie van het dossier en de verantwoordelijk en uitvoerend declarant.
|
|
U heeft de volgende mogelijkheden met betrekking tot het gearchiveerde dossier.
|
|
- Heropenen
|
|
|
|
|
|
U kunt het gearchiveerde dossier weer heropenen. Heropende dossiers komen weer terecht in de lijst met lopende dossiers. Dit betekent dat u er weer tijd op kunt schrijven of correspondentie in kan voeren. In Fortuna® kunt u een dossier heropenen met behoud van archiefnummer of zonder behoud van archiefnummer. Indien u kiest voor de optie [Heropen] krijgt u de volgende vraag.
|
|
|
|
Kiest u hier voor Nee dan zal het heropenen geannuleerd worden. Kiest u voor Ja dan krijgt u de volgende vraag.
|
|
|
|
Kiest u voor ‘Ja’ dan zal het archiefnummer verwijderd worden. Als het dossier opnieuw gearchiveerd wordt krijgt het een nieuw archiefnummer. Het dossier zal dan ook verdwijnen uit de lijst met gearchiveerde dossiers. Kiest u voor ‘Nee’ dan zal het archiefnummer gereserveerd blijven voor het dossier. Het dossier zal dan zichtbaar zijn in zowel het archief als tussen de lopende zaken. Als u een dossier heropent dient u een verantwoordelijk declarant op te geven voor wie het dossier heropend wordt. Vervolgens ziet u, indien u heeft gekozen om het archief niet te verwijderen, in de kolom ‘O’ een vinkje staan. Dit vinkje wil zeggen dat het dossier heropend is.
|
|
- Herarchiveren
|
|
|
|
|
|
Indien u een dossier heropend heeft met behoud van archief dan kunt u het dossier vanuit het archief weer opnieuw archiveren. U selecteert het dossier en kiest voor de optie [herArchiveren]. U kunt het dossier ook opnieuw archiveren via de gebruikelijke archiveringsoptie.
|
|
- Gearchiveerd dossier inzien
|
|
|
|
|
|
Het kan zijn dat u gegevens uit een gearchiveerd dossier wenst te achterhalen bijvoorbeeld een oude brief of declaratie. Om dan niet het dossier te heropenen kunt u ook een “alleen lezen dossier” openen. U gaat naar het archief en selecteert het te openen dossier, vervolgens kunt u m.b.v. de optie [Openen] het dossier inzien. U kunt dan echter geen gegevens muteren of toevoegen.
|
