-  Dossier Archiveren

Menu         Dossiers – Dossiers – Extra - Archiveren

Als een zaak is afgesloten heeft u de mogelijkheid om het dossier uit het bestand met lopende zaken te halen en in het archief te plaatsen. Als u een dossier wenst te archiveren zal Fortuna® altijd controleren of het dossier gearchiveerd mag worden.

Om het dossier te archiveren kiest u voor de optie [Extra] [Archiveren]. U kunt dan o.a. de volgende meldingen krijgen:

● Er staan nog uren op het dossier die niet gedeclareerd zijn:

Als er nog uren in het onderhandenwerk staan zal Fortuna® een overzicht geven welke dat zijn. Afhankelijk van de rechteninstelling kunt u deze afboeken. Indien u hier geen rechten voor heeft zal het dossier nog niet gearchiveerd kunnen worden.

● Er staan nog te verrekenen bedragen op het dossier:

Indien er nog een bedrag te verrekenen is op het dossier bijv. derdengeld, eigen bijdrage en/of voorschotten, zal dit bedrag eerst verrekend moeten worden alvorens het dossier gearchiveerd kan worden.

● Er staan nog facturen open op het dossier:

Indien er nog facturen openstaan op het dossier zal Fortuna® hier een waarschuwing op geven. Het openstaan van een factuur is geen reden om het dossier niet te archiveren. Dit is afhankelijk van de richtlijnen binnen uw kantoor. Mocht u niet weten of het dossier gearchiveerd mag worden, raadpleeg dan uw key-users.

● Het dossier mag gearchiveerd worden:

Als er geen belemmeringen zijn om het dossier te archiveren krijgt u de mogelijkheid om de archiveringsgegevens in te voeren.

-  Archiefnummer

Archiverings- code

Afhankelijk van de inrichting wordt het archiveringsnummer automatisch ingevuld of u dient het handmatig in te voeren. Bij automatische nummering zal de archiveringscode door Fortuna® ingevoerd worden. Afhankelijk van de opbouw van het archiveringsnummer dient u hieraan nog een nummer of code toe te voegen. Indien u uw archiveringsnummer handmatig wenst in te vullen, dient u er rekening mee te houden dat het nummer uniek moet zijn. Bij twijfel over de opbouw van de archiveringscode raadpleeg dan uw key-users.

Archiverings- datum

De datum van archivering. Standaard zal deze de systeemdatum bevatten maar u bent vrij om een andere datum op te geven.

Vernietigings- datum

De datum waarop het gearchiveerde dossier vernietigd mag worden. Deze datum zal afhankelijk van de instellingen een aantal jaar na de archiveringsdatum liggen.

Aantal mappen

Het aantal mappen waaruit het dossier bestaat. Dit is een informatief veld, u bent niet verplicht dit op te geven. Het kan echter handig zijn als u het dossier uit het archief moet halen dat u weet hoeveel mappen u mee terug moet nemen.