|
- Aanmaken rechtspersoon
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Een nieuwe rechtspersoon kunt u op verschillende plaatsen binnen Fortuna® invoeren. De hierna besproken mogelijkheid is die van rechtstreeks in het rechtspersoonbestand. U kunt een rechtspersoon eventueel ook vastleggen vanuit het dossier of tijdens het maken van een brief. Deze opties zullen besproken worden in de volgende hoofdstukken.
Indien u een rechtspersoon wenst in te voeren om er een nieuw dossier voor aan te leggen, adviseren wij u om deze volgens de hieronder beschreven methode vast te leggen. Deze methode heeft als voordeel dat u direct meerdere adressen en/of contactpersonen vast kunt leggen.
Voordat u de rechtspersoon invoert, adviseren wij u om eerst te zoeken in het rechtspersoonbestand of dat de rechtspersoon al bestaat (Hfd. 02.05). Indien de rechtspersoon al bestaat volstaat het controleren en eventueel aanvullen van de gegevens. Als de rechtspersoon nog niet aanwezig is, kunt u deze aanmaken.
|
|
|
|
|
- Rechtspersoonsgegevens
|
|
|
|
|
|
|
Hier geeft u de zoekcode (maximaal 8 karakters) op van de rechtspersoon. Deze zoekcode kunt u gebruiken voor het terugvinden of oproepen van de rechtspersoon. Meestal zal de zoekcode bestaan uit (een gedeelte van) een uniek deel van de bedrijfsnaam, zoals in het voorbeeld “erven” en niet bijvoorbeeld “administ” of “van erve”. Wij adviseren u om in de zoekcode geen gebruik te maken van tussenvoegsels of spaties. De zoekcode is niet uniek, u kunt dus meerdere malen dezelfde zoekcode gebruiken, bijvoorbeeld bij een bedrijf met meerdere vestigingen. De zoekcode zal altijd omgezet worden in hoofdletters. Het kan echter zijn dat uw kantoor een ander systeem hanteert voor de zoekcode. Vraag dit bij twijfel na aan uw key-users/collega’s.
|
|
|
|
|
Hier vult u de naam van de rechtspersoon in. Deze naam wordt gebruikt om de rechtspersoon te zoeken. Ons advies is om hier het unieke gedeelte van de naam vooraan te zetten. Vervolgens kunt u een komma geven en daarachter datgene van de naam dat eigenlijk vooraan hoort te staan (zie voorbeeld).
|
|
|
|
|
Deze naam wordt gebruikt in de correspondentie. Indien u in het veld “naam” met een komma heeft gewerkt zal Fortuna® hetgeen dat na de komma staat vanzelf vooraan in het veld plaatsen. U bent echter vrij om het veld zelf aan te passen naar de gewenste schrijfwijze. De hier vermelde naam komt terug op alle uitgaande correspondentie.
|
|
|
|
|
De afdeling van de rechtspersoon. Het advies is deze alleen te gebruiken indien u altijd te maken heeft met dezelfde afdeling. U heeft namelijk ook de mogelijkheid om per dossier of per brief een afdeling op te geven. Indien u hier een afdeling invult komt deze terug op alle uitgaande correspondentie.
|
|
|
|
|
De hoedanigheid van de rechtspersoon. Via [F3] kunt u de zoeklijst raadplegen. U bent niet verplicht deze zelf in te vullen. Fortuna® zal deze ook invullen naar aanleiding van de aangegeven hoedanigheid van de rechtspersoon op het dossier. Heeft u op het dossier aangegeven dat de relatie cliënt is dan zal Fortuna® in dit veld zelf cliënt toevoegen. Wordt dezelfde relatie op een ander dossier bijv. debiteur dan zal Fortuna® het veld uitbreiden, er komt dan te staan: cliënt, debiteur. Deze gegevens kunnen eventueel gebruikt worden bij de mailingselecties (Hfd. 07).
|
|
|
|
|
Indien u met rayons werkt, zal dit veld te zien zijn op de hoofdkaart van de rechtspersoon. Het veld zal echter pas in een later stadium in te vullen zijn (Hfd. 02.06).
|
|
|
|
- Adresgegevens
|
|
|
|
Binnen Fortuna® is het mogelijk om bij een rechtspersoon meerdere adressen vast te leggen, hierdoor is het noodzakelijk dat bij ieder adres een adrestype vastgelegd wordt. Op deze wijze kunt u later altijd zien welk adres het bezoekadres is en welk adres het privé-adres is. Tijdens de invoer toont [F3] de mogelijke opties.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
De velden voor de straatnaam en de velden voor de postcode en de woonplaats zijn op 3 manieren vast te leggen:
| • | U vult de velden handmatig in. 1e veld de straatnaam, 2e veld huisnummer en het 3e veld de toevoeging. In het veld Pc/Plaats vult u in het 1e veld de postcode in en in het 2e veld de plaatsnaam. |
| • | U vult in het veld van de straatnaam de postcode (cijfers en letters) + het huisnummer in, aan elkaar vast, bijv. 5038KG200. Na een [Enter] of [Tab] zal Fortuna® zelf de bijbehorende straat en plaatsnaam invullen. Deze optie werkt alleen voor Nederlandse postcodes en alleen als u in het bezit bent van de module postcodedatabase koppeling. |
| • | Manier 3 gebruikt u wanneer u de postcode niet weet maar wel de straatnaam. Als u in het veld straatnaam [F3] geeft, krijgt u een scherm waarin u de plaatsnaam, straatnaam en huisnummer mag invoeren, Fortuna® zoekt dan de bijbehorende postcode voor u op. |
Deze optie werkt alleen voor Nederlandse postcodes en alleen als u in het bezit bent van de postcode database koppeling.
|
|
|
|
Zie voor beschrijving ook het veld Straat. Nederlandse postcodes mogen in cijfers en kleine letters aan elkaar vast worden ingevoerd. Fortuna® zal er dan zelf de Nederlandse opmaak op toepassen. Het veld plaatsnaam zal altijd volledig in hoofdletters worden vermeld. Indien een plaatsnaam niet in de plaatsnaamtabel voorkomt kunt u deze via de [F9] toets toevoegen.
|
|
- Telefoongegevens
|
|
|
|
Hier selecteert u (eventueel d.m.v. [F3]) het type communicatiemiddel dat u wenst vast te leggen.
|
|
|
|
Hier vult u het telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, etc. (afhankelijk van het gekozen type) in. Nederlandse telefoon-, fax- en mobiele nummers kunt u het beste invoeren als 013-5700125 of 06-12564589. Fortuna® zal dan zelf de opmaak toepassen zoals in het voorbeeld staat. Van buitenlandse nummers mag u zelf bepalen hoe die vastgelegd worden. Wenst u geen automatische opmaak bij uw telefoonnummers dan kunt u een . geven gevolgd door het nummer. Na bevestiging wordt de . verwijderd en zal het telefoonnummer de opmaak behouden die u zelf mee heeft gegeven.
|
|
|
|
Hier kunt u eventueel opmerkingen kwijt die intern van belang kunnen zijn.
|
|
|
|
|
|
Fortuna® zal na bevestiging van iedere ingevoerde regel automatisch een nieuwe regel aanmaken om eventuele andere communicatiegegevens vast te leggen. Indien u geen communicatiegegevens meer wilt vastleggen dient u ervoor te zorgen dat de gegevens die u wilt bewaren, zijn bevestigd. Fortuna® zal dan weer een nieuwe lege regel aanmaken. Als deze regel is aangemaakt kunt u zonder gegevensverlies de [Esc] toets of de annuleer button gebruiken om de invoer te beëindigen. Als u de invoer heeft beëindigd verschijnt de volgende melding:
|
|
|
|
Deze melding heeft betrekking op de lege regel die niet is aangemaakt. Uw overige gegevens blijven gewoon bewaard.
|
|
Na invoer van de communicatiegegevens keert u d.m.v. de [Esc] toets of de exit-button terug naar de hoofdkaart van de rechtspersoon. Uw rechtspersoon is nu aangemaakt.
|
|
|
|
|
Tijdens het aanmaken van een rechtspersoon is het niet noodzakelijk alle velden in te voeren. De volgende velden zijn echter verplicht:
Indien u geen communicatiemiddelen wenst vast te leggen, dient u er voor te zorgen dat het adres bevestigd is. Er wordt dan een lege regel voor het 1e communicatiemiddel aangemaakt, deze mag u afbreken d.m.v. de [Esc] toets of annuleerbutton. Uw ingevoerde rechtspersoon en adresgegevens blijven dan bewaard.
|
