Het relatiebeheer systeem is de ruggengraat van Fortuna®. De relaties met de door u vastgelegde gegevens, komt u telkens weer tegen. U hoeft een relatie maar één keer in te voeren en vervolgens kunt u haar telkens opnieuw selecteren. Dit heeft als bijkomend voordeel dat iedereen dezelfde schrijfwijze hanteert in de correspondentie, dossiers, declaraties, etc. Voert u dus een relatie in met een spelfout in de naam of met een verkeerd adres dan komt u deze fout ook keer op keer tegen. U hoeft de fout echter maar één keer te herstellen. Overal waar de relatie gebruikt wordt zal de fout dan ook hersteld zijn.
De relaties worden vastgelegd in twee aparte “kaartenbakken”. De kaartenbak met rechtspersonen en de kaartenbak met personen. U kunt door deze kaartenbakken heen bladeren met de pijltjestoetsen “omhoog” (á) en “omlaag” (â) of met de pijl buttons in de buttonbalk.
 
Fortuna® maakt een duidelijk onderscheid tussen rechtspersonen en personen. Onder een rechtspersoon worden bedrijven, zelfstandige ondernemingen, verenigingen, stichtingen en alle andere niet-natuurlijke personen verstaan.
Personen worden apart binnen Fortuna® geregistreerd. Een rechtspersoon kan één of meerdere personen bevatten. Elke (contact)persoon van een rechtspersoon is tevens aanwezig in de personen tabel van Fortuna®.
Voordat u een relatie vastlegt dient u eerst te bepalen of het een (contact)persoon of rechtspersoon betreft. Het is aan te raden om, voordat u de relatie invoert, eerst te controleren of deze relatie al in het systeem aanwezig is, dit om dubbele invoer te voorkomen. Tijdens de invoer van een relatie zal er een controle plaatsvinden op het adres, indien dit al voorkomt bij een andere relatie zal Fortuna® hier een waarschuwing op geven. Deze zelfde controle zal plaatsvinden op telefoonnummers, fax nummers, etc.
De procedure voor het aanmaken van nieuwe rechtspersonen of personen en het beheren van de gegevens is vrijwel identiek. Veel opties bij rechtspersonen worden ook bij personen gebruikt.
In de volgende paragrafen wordt beschreven hoe u nieuwe relaties aanmaakt en hoe u de gegevens verder kunt onderhouden.
|
