-  De documentenbrowser algemeen

De documentenbrowser biedt u de mogelijkheid om uw eigen kantoorbibliotheek te creëren. Binnen de documentenbrowser kunt u namelijk op tekst zoeken binnen de gemaakte verrichtingen. Op deze manier kunt u stukken in vergelijkbare zaken zoeken zonder dat u de zaaknamen weet. De documenten waarbinnen u zoekt zijn vanuit Fortuna® aangemaakte verrichtingen die opgeslagen zijn met de Fortuna®-button. Om te zorgen dat de documentenbrowser gevuld wordt, maakt u op de gebruikelijke manier verrichtingen aan, u slaat deze, als het document naar wens is, op met de Fortuna®-button. De Fortuna®-button zorgt ervoor dat het document opgeslagen wordt, klaargezet wordt om in de documentenbrowser ingelezen te worden en dat de tekstverwerker afgesloten wordt en u terug keert naar Fortuna®. Omdat de tekstverwerker afgesloten wordt als u de Fortuna®-button gebruikt is het niet handig om deze te gebruiken om tussentijds op te slaan. Voor tussentijds opslaan kunt u gewoon de gebruikelijke opslaan opties van uw tekstverwerker gebruiken.

Verrichtingen die niet opgeslagen worden met de Fortuna®-button en documenten die niet vanuit Fortuna® zijn gemaakt zullen niet in de documentenbrowser terecht komen.

De documenten die opgeslagen zijn met de Fortuna®-button dienen voordat u er in kunt zoeken met de documentenbrowser eerst geïmporteerd te worden hierin.

- Import browser

Menu         Correspondentie – Documenten – Import browser

Via de import browser kunt u alle verrichtingen die via de Fortuna®-button zijn opgeslagen downloaden in de documentenbrowser. Alle documenten dienen eenmalig ingelezen te worden. Dit kan dus gebeuren door één gebruiker, na het inlezen kunnen alle gebruikers deze documenten doorzoeken. U kunt bijvoorbeeld binnen kantoor één persoon aansprakelijk maken voor het dagelijks/wekelijks/etc. importeren van de documenten. Het importeren van de documenten doet u vanuit de optie [Correspondentie] [Documenten] [Import browser].

U kiest voor de optie [Download] om het inlezen te starten.

Afhankelijk van het aantal in te lezen documenten kan dit enkele minuten duren. Nadat het downloaden is voltooid kan de documentenbrowser worden gebruikt.

- Documenten browser

Menu         Correspondentie – Documenten - Documentenbrowser

Als u voor de documentenbrowser kiest, dient u eerst aan te geven waarbinnen u wenst te zoeken; de verrichtingen of eventueel gescande documenten. Het doorzoeken van gescande documenten is afhankelijk van de scanmodule en ocr. Zonder scanmodule en zonder ocr kunt u geen gescande documenten doorzoeken. Als u kiest voor de optie alles zullen alle mogelijke bestanden doorzocht worden.

Vervolgens kunt u de tekst opgeven waarnaar u wenst te zoeken. U kunt gebruik maken van de en/of opties om op meerdere woorden te zoeken. Via de optie [Nieuw] kunt u de woorden opgeven.

Voorbeeld OF

Voorbeeld EN

Nadat u de woorden heeft opgegeven kiest u voor de optie [Starten] om de documenten te doorzoeken. Het doorzoeken van deze documenten kan enkele seconden in beslag nemen.

Als er documenten zijn gevonden kunt u naar de resultaten gaan om deze te bekijken of uw zoekopdracht verder specificeren. U krijgt dan onderstaande melding te zien.

Als er geen documenten zijn kunt u een andere zoekopdracht proberen. U krijgt dan onderstaande melding te zien.

- Resultaten

Als u de resultaten van uw zoekopdracht opvraagt krijgt u een tekstoverzicht te zien van de gevonden documenten.