|
- Nieuwe contact persoon
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Een nieuwe contactpersoon kunt u op verschillende plaatsen binnen Fortuna® invoeren. Hierna zullen 2 mogelijkheden worden besproken. De methode van contactpersoon koppelen aan de rechtspersoon en de mogelijkheid van het koppelen van een rechtspersoon aan de contactpersoon. U kunt een contactpersoon eventueel ook vastleggen vanuit het dossier of tijdens het maken van een brief, deze opties zullen besproken worden in de volgende hoofdstukken.
De contactpersonen komen ongeacht welke methode u hanteert altijd terecht in het personenbestand (Correspondentie, Personen). Tevens krijgt u bij alle methoden eerst de gelegenheid om te controleren of de contactpersoon al in het personenbestand aanwezig is. De methode die als 2e besproken wordt, kunt u alleen gebruiken als u een privé-adres van de contactpersoon heeft of het kantooradres bij de contactpersoon wilt vastleggen of als de contactpersoon al in het personenbestand aanwezig is. De 1e methode kunt u in alle gevallen gebruiken.
Een rechtspersoon kan zoveel contactpersonen bevatten als u wilt. Tijdens bijvoorbeeld de correspondentie kunt u uit de lijst met contactpersonen de gewenste persoon selecteren.
|
|
- Contactpersoon aanmaken Methode 1
|
|
|
|
|
U kiest voor Correspondentie, Rechtspersonen en zoekt de rechtspersoon op waarbij de contactpersoon moet worden vastgelegd. Na de optie [Nieuw] krijgt u de vraag of u een nieuwe persoon wilt aanmaken (de persoon is in dat geval nog niet aanwezig in het personenbestand) of een persoon wenst te zoeken. Bij zoeken kunt u in het personenbestand zoeken of de in te voeren contactpersoon al aanwezig is.
|
|
|
|
Wij adviseren u om altijd te kiezen voor de optie “zoek persoon”. Indien u de persoon namelijk niet aantreft in het personenbestand komt na escape of annuleer automatisch terecht in de optie “nieuwe persoon”. Heeft u de contactpersoon wel gevonden in het personenbestand dan kunt u deze selecteren. De al bekende gegevens zullen dan automatisch overgenomen worden. U heeft nog wel de mogelijkheid deze gegevens te wijzigen en/of aan te vullen.
|
|
- Contactpersoongegevens
|
|
|
|
|
Hier geeft u de zoekcode (maximaal 8 karakters) op van de persoon. Deze zoekcode kunt u gebruiken tijdens het terugvinden of oproepen van de persoon. Meestal zal de zoekcode bestaan uit (een gedeelte van) de achternaam, zoals in het voorbeeld kooij en niet bijv. “van der k” of “vdkooij”. Wij adviseren om in de zoekcode geen gebruik te maken van tussenvoegsels of spaties. De zoekcode is niet uniek u kunt dus meerdere malen dezelfde zoekcode gebruiken, bijv. de zoekcode Janssen mag gebruikt worden voor alle personen met de naam Janssen. De zoekcode zal altijd omgezet worden in hoofdletters.
Het kan echter zijn dat uw kantoor een ander systeem hanteert voor de zoekcode. Vraag dit bij twijfel na aan uw key-users/collega’s.
|
|
|
|
|
De roepnaam van de persoon. Deze kan eventueel gebruikt worden in de aanhef van de brief.
|
|
|
|
|
Hier geeft u het geslacht van de persoon aan. Aan de hand van het geslacht zal de adressering en de aanhef in de correspondentie bepaald worden. Het geslacht kent binnen Fortuna® 3 mogelijkheden: M – man, V – vrouw of ? (onbekend).
|
|
|
|
|
De titel van de persoon. Deze wordt gebruikt in de adressering van de correspondentie. De heer en Mevrouw zijn geen titels deze worden namelijk bepaald aan de hand van het geslacht.
|
|
|
|
|
Hier kunt u de voorletters invoeren. Deze mogen eventueel aan elkaar in kleine letters. Fortuna® zal er dan zelf hoofdletters van maken en punten tussen plaatsen. Indien u bijv. de voorletters Th. wilt vastleggen dient u er wel zelf opmaak aan te geven.
|
|
|
|
|
Hier kunt u het tussenvoegsel van de naam opgeven.
|
|
|
|
|
Hier vult u de achternaam in, maar zonder tussenvoegsels.
|
|
|
|
|
De geboortedatum van de persoon. Fortuna® zal na bevestiging de leeftijd van de persoon uitrekenen en vermelden.
|
|
|
|
|
De spreektaal van de persoon. Deze kan van belang zijn voor meertalige correspondentiesjablonen en/of aanmaningen. Deze worden namelijk geselecteerd aan de hand van de spreektaal.
|
|
|
|
|
Hier kunt u een aanspreektitel opgeven. Deze aanspreektitel wordt gebruikt in de adressering van de correspondentie. De keuze van de aanspreektitel wordt beperkt door de keuze van het geslacht. Is uw persoon een vrouw dan kunt u alleen een keuze maken uit de vrouwelijke aanspreektitels.
|
|
|
|
|
Hier kunt u de gewenste aanhef voor de correspondentie opgeven. De aanhef is gekoppeld aan het geslacht. Is uw persoon een vrouw, dan kunt u alleen een keuze maken uit een vrouwelijke aanhef. Indien u geen aanhef opgeeft zal standaard de aanhef Geachte heer (achternaam), Geachte mevrouw (achternaam) of Geachte heer/mevrouw (achternaam) worden gebruikt. U hoeft dus alleen een aanhef op te geven indien u hier vanaf wilt wijken.
|
|
Nadat de aanhef is bevestigd wordt de contactpersoon vastgelegd. U heeft daarna nog de mogelijkheid om extra gegevens vast te leggen.
|
|
|
|
- Detailgegevens van de Contactpersoon
|
|
|
|
|
Via de optie [Detail] kunt u extra informatie van de contactpersoon vastleggen. Deze informatie wordt vastgelegd bij combinatie rechtspersoon en contactpersoon. Is dezelfde persoon bij een andere rechtspersoon ook contactpersoon dan kunnen daar andere detailgegevens worden vastgelegd.
|
|
|
|
|
De roepnaam van de persoon. Deze kan eventueel gebruikt worden in de aanhef van de brief.
|
|
|
|
|
De geboortedatum van de persoon. Fortuna® zal na bevestiging de leeftijd van de persoon uitrekenen en vermelden.
|
|
|
|
|
De functie van de contactpersoon bij het bedrijf waar deze nu als contactpersoon is opgegeven.
|
|
|
|
|
De afdeling van de contactpersoon bij het bedrijf waar deze nu als contactpersoon is opgegeven.
|
|
|
|
|
Het toestelnummer van de contactpersoon bij het bedrijf waar deze nu als contactpersoon is opgegeven. Het toestelnummer mag eventueel ook een volledig telefoonnummer bevatten. Het ingevoerde nummer zal te zien zijn op het hoofdscherm van de rechtspersoon.
|
|
|
|
|
Indien de rechtspersoon meerdere adressen kent, kunt u hier aangeven welk adres standaard gekozen moet worden bij deze contactpersoon.
|
|
|
|
|
Interne informatie bij deze contactpersoon.
|
|
|
|
- Telefoonnummer van de contactpersoon
|
|
|
|
|
|
|
|
Via de optie [Extra] [Telefoon] kunt u bij de contactpersoon een telefoonnummer of een e-mail adres vastleggen. Deze gegevens worden bij de persoon vastgelegd. Deze blijven dus ook zichtbaar als de persoon bij een andere rechtspersoon ook contactpersoon is.
|
|
|
|
- Kenmerken van de contactpersoon
|
|
|
|
|
|
|
|
Via de optie [Extra] [Kenmerk] kunt u bij de contactpersoon een kenmerk vastleggen. Dit kenmerk kunt u gebruiken voor een mailingselectie. Als mogelijke kenmerken kunt u denken aan kerstkaart, uitnodiging of relatiegeschenk.
|
|
|
|
- Contactpersoon instellen als standaard contactpersoon
|
|
|
|
|
U heeft de mogelijkheid om bij een rechtspersoon één persoon als standaard contactpersoon op te geven. Deze persoon zal dan bij alle acties als standaard aangeboden worden. U heeft echter de mogelijkheid om een andere contactpersoon te selecteren. Het instellen van de standaardcontactpersoon doet u d.m.v. de optie default.
|
|
|
|
- Contactpersoon aanmaken Methode 2
|
|
|
|
|
U kunt een contactpersoon ook aanmaken vanuit het personenbestand. U maakt de persoon aan zoals beschreven in hfd. 02.03. Vervolgens kiest u voor de optie orga en u selecteert de rechtspersoon bij wie de persoon contactpersoon moet worden. Vervolgens dient u nog een functie en een afdeling op te geven.
|
|
Bij het aanmaken van een contactpersoon volgens de eerste methode heeft u te maken met de volgende verplichte velden:
Bij de tweede methode heeft u te maken met de verplichte velden:
|
